第一章 總則
第一條 為了規(guī)范開明慈善基金會（以下簡稱“基金會”）檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，確保檔案真實、完整、安全和有效利用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《歸檔文件整理規(guī)則》（DT/T22-2015）等有關規(guī)定，結合基金會工作實際制定本制度。
第二條 本制度所稱檔案，指基金會在日常管理和各類業(yè)務活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄。
第三條 基金會秘書處設置專門的檔案柜保存各類文字和實物檔案，并由秘書處集中統(tǒng)一管理，任何單位和個人不得據(jù)為己有或者擅自銷毀。同時按照相應的規(guī)范建立專門的電子檔案。
第四條 開明慈善基金會各成員應遵守本辦法，并承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護檔案的義務。
第二章 歸檔范圍和保管期限
第五條 基金會在業(yè)務活動中形成的需要歸檔的文件包括：
（一）理事會檔案
1.會議資料。包括會議通知、邀請函、簽到表、決議、領導人講話、典型發(fā)言、會議記錄和會議紀要等；
2.文件資料。包括民政部關于基金會備案、章程核準、變更事項等批復文件材料；理事監(jiān)事備案表、理事會任命等文件資料；
3.管理資料?；饡硎聲募?，包括工作報告、工作計劃、財務報告、財務預算等文件資料。
（二）黨支部檔案
1.文件資料。包括上級黨委發(fā)來的與基金會黨支部相關的通知、決定、批復、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料；基金會黨支部對外正式發(fā)文以及與有關單位來往的文書、合同、協(xié)議書等材料；
2.會議資料。包括會議通知、邀請函、簽到表、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議記錄和會議紀要等；
（三）人事檔案
1.秘書處干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料；
2．秘書處專職、兼職人員的人事簡歷、身份證復印件、學歷證書相關資料、職工勞動、工資、福利方面的文件材料；
3.職工的保險、公積金等材料。
（四）會計檔案
包括會計憑證、會計賬簿、財務報告、相關票據(jù)以及其他會計核算材料；財務審計報告、離任經(jīng)濟審計報告、換屆審計報告、固定資產(chǎn)登記表、現(xiàn)金盤點表等資料。
（五）項目檔案
包括各項目立項、實施、傳播以及結項過程中的所有的資料，包括立項書、項目成果、結項書等。
（六）其他檔案
1.文件資料。主管單位、上級部門和其他單位發(fā)來的與基金會相關的通知、決定、批復、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料；基金會對外正式發(fā)文以及與有關單位來往的文書、合同、協(xié)議書等材料；基金會對內(nèi)報批的呈批件等；
2.會議資料。包括會議通知、邀請函、簽到表、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄和會議紀要等；
3.管理資料?；饡?nèi)部管理制度、會議通知、會議記錄和紀要及簡報、內(nèi)部印刷資料及信息產(chǎn)品，如周報、月報、年報以及其他報告等；
4.傳播資料。媒體和社會對機構的評價資料，主要為媒體報道內(nèi)容；重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等材料；機構簡介及說明、各類信息公開等宣傳材料；
5.網(wǎng)絡媒體資料。包括網(wǎng)站、微信公眾號建設及維護相關資料
6.商標資料。包括商標注冊、商標續(xù)展等資料；
7.培訓資料。包括培訓的通知、培訓記錄、培訓照片等資料
辦公用品領用記錄、圖書資料借閱記錄等。
第六條 不需歸檔的文件包括：上級機關普發(fā)性的無須辦理的文件資料；沒有參考價值的工作草稿；其他機構往來時所獲的無保存價值的書籍和資料。
第七條 各類文件的保管期限分為永久、30年、10年。
（一）保管期限為永久的檔案種類：人事檔案，年度財務會計報告，會計檔案保管清冊、銷毀清冊、鑒定意見書；黨建資料，上級批復與來文，機構成立的所有資料，理事會會議資料，品牌項目資料；
（二）保管期限為30年的檔案有：機構部門內(nèi)部管理制度資料；重要會議、重要項目的資料；重要機構的往來文件與合同；會計憑證和會計賬簿；
（三）保管期限為10年的檔案有：一般性項目的資料；一般財務會計報告和票據(jù)；中止的項目資料；其他需要保存的檔案。
第三章 歸檔分工及要求
第八條 堅持各部門收集、秘書處集中統(tǒng)一管理的檔案制度。秘書處設專人分別負責保存檔案。當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務室保管一年，期滿后存入機構檔案并由專人保管。
各部門都要建立健全日常歸檔制度。處理完畢的文件材料應及時整理完畢后移交辦公室。辦公室將歸檔的文件材料必須按年度立卷。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第九條 歸檔分工如下：
（一）凡秘書處繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理；
（二）項目文件由項目承擔部門收集歸檔；多部門參與的項目，由主要負責部門收集歸檔；
（三）會議文件由辦公室收集歸檔。
（四）財務文件由財務部收集歸檔。
第十條 各部門歸檔人員的職責
1.了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料；
2.認真執(zhí)行日常歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，活動結束1個月內(nèi)將材料歸檔完畢，并辦好移交簽收手續(xù)；
3.相關人員借用文件材料時，秘書處應積極地提供方便，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)；
4.保持文件的潔凈、平整，同時歸檔之前去除每份文件上的回形針、大頭釘、圖釘?shù)冉饘俨牧?，防止腐蝕。
第四章材料的整理與歸檔
第十一條 歸檔文件材料按照基金會－年度-保管期限-項目/活動分類，按“件”進行整理后放入檔案盒。一般每份文件為一件。件的構成：正文與附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，也可匯編為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件；會議邀請函與回執(zhí)為一件；項目內(nèi)部聯(lián)系較為密切的行動文件可算為一件，如項目前期準備資料，如項目方案與預算。其他可參照執(zhí)行。
第十二條 件內(nèi)文件的排列順序：歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；中文本在前，外文本在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后；邀請函與回執(zhí)為一件的，回執(zhí)在前，邀請函在后。
第十三條 件與件按本制度所列的先后順序在檔案盒內(nèi)進行排列。在每一份文件內(nèi)有文字頁面的右上角或背面左上角，用鉛筆從阿拉伯數(shù)字“1”開始連續(xù)編寫頁號。
在每一份文件首頁上方空白處加蓋歸檔章并按要求填寫歸檔章上設置的項目。
第十四條 每盒內(nèi)依據(jù)件號順序編制歸檔文件目錄，按要求填寫歸檔文件目錄上設置的項目。
第十五條 依件號先后順序?qū)⑽募牧涎b入檔案盒保存，檔案盒內(nèi)放置檔案目錄，按要求填寫盒內(nèi)主要文件名稱、頁數(shù)、日期等信息。
檔案盒可根據(jù)需要訂制,根據(jù)情況可按照盒內(nèi)文件歸類名稱的漢語首字母進行編號。如：項目類盒號為KM-X1, KM-X2, KM-X3…黨建類盒號為KM-DJ1, KM- DJ12, KM - DJ13…
會計檔案一般分為：會計憑證、會計帳簿、財務報告、票據(jù)領用表、其它五類。機構會計檔案的大類編碼設為KJ(會計)類，小類編碼（會計憑證、會計帳簿、財務報告、票據(jù)領用表、其它五類）目錄編號格式如下：【大類編碼+小類編碼+年度+順序號】。
第十六條 裝盒后將所有檔案按照年度-活動-保管期限的順序依次排列上架。
第十七條 加強對電子文件的管理，參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）的要求進行整理歸檔。
第十九條 加強各類證件、獎牌等實物檔案的整理。參考文件的整理格式，在實物背面右下角或其他合適的地方加蓋歸檔章，編制目錄后，按照年度保存。
第五章保管利用、銷毀與責任
第二十條 建立檔案借閱登記管理制度。借閱永久保存的檔案需要秘書處領導簽字，借閱保存30年和10年的檔案需要部門負責人簽字。借出的檔案，使用人應負責妥善保管，不得污損、遺失。違反有關規(guī)定，對檔案有損毀、丟失以及出賣、涂改、偽造、泄密等情況的，應當依法追究相關人員責任。
第二十一條 實物檔案一般不外借使用，特殊情況下需要使用時，需經(jīng)秘書長批準后才能借出。
第二十二條 涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私等內(nèi)容的檔案的保管、利用，應當按照國家有關法律法規(guī)規(guī)定辦理。
第二十三條 檔案保管期滿，需要銷毀時由秘書處提出銷毀清單，匯同相關部門共同鑒定后，編制檔案銷毀清冊，報經(jīng)秘書處領導批準后，方可銷毀。對檔案中未了結的債權、債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由秘書處保管到結清債權、債務時為止。
第二十四條 按規(guī)定銷毀檔案時，應由秘書處和相關部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前要認真清點、核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況以書面形式報告有關領導。
第六章 附則
第十五條 本制度自公布之日起施行。
第十六條 本辦法解釋權屬基金會秘書處。