第一條 為了加強(qiáng)基金會(huì)會(huì)計(jì)檔案管理，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案資料的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等的規(guī)定，結(jié)合本基金會(huì)實(shí)際，制定本辦法。
第二條 基金會(huì)會(huì)計(jì)檔案資料由會(huì)計(jì)部門內(nèi)部專人保管，負(fù)責(zé)本辦法的具體實(shí)施。
第三條 財(cái)務(wù)檔案在第二個(gè)年度的年底交由基金會(huì)檔案室保管，檔案室負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管，查閱，和銷毀等具體管理工作，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
第四條 會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：
（一）會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。
（二）會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬薄。
（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
（四）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案查閱清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。
第五條 會(huì)計(jì)憑證類按會(huì)計(jì)憑證編號(hào)、月份先后次序分類成冊(cè)；會(huì)計(jì)賬簿按年度成冊(cè)；財(cái)務(wù)報(bào)告類、其他類按年度歸類成冊(cè)。
第六條 會(huì)計(jì)案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料必須修復(fù)，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，傳真件應(yīng)保存其復(fù)印件。裝訂應(yīng)采用線繩左側(cè)穿孔裝訂法，做到整齊、牢固、便于保管和利用。
第七條 會(huì)計(jì)年度終了形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)人員按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。
第八條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。
定期保管期限分為5年、10年、30年3類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
第九條 本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限：
①
保管期限為5年的會(huì)計(jì)檔案有：固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后。
②
保管期限為10年的會(huì)計(jì)檔案有：銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)月、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。
③
保管期限為30年的會(huì)計(jì)檔案有：會(huì)計(jì)憑證類；總賬、明細(xì)賬、現(xiàn)金和銀行存款日記賬和輔助賬簿、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)
需要永久保存的會(huì)計(jì)檔案有：會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)以及年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)。第十條 會(huì)計(jì)檔案保管的基本任務(wù)：維護(hù)檔案實(shí)體的秩序狀態(tài)，使檔案存放和使用中始終有序，保護(hù)檔案實(shí)體的理化狀態(tài)，使其在存放和使用中不受或少受人為或自然因素的損害，并延長(zhǎng)其物質(zhì)形體的自然壽命。
第十一條 應(yīng)經(jīng)常保持會(huì)計(jì)檔案的衛(wèi)生，整潔，做好防塵，防潮，防蟲(chóng)，防丟失等安全和保密工作，做到收實(shí)相符。
第十二條 會(huì)計(jì)檔案不得借出，不得攜帶出境。如有特殊需要，會(huì)計(jì)檔案經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)批準(zhǔn)，可以提供查閱，摘抄，復(fù)印，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。
第十三條 保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)人員應(yīng)當(dāng)填寫會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。報(bào)秘書(shū)長(zhǎng)審核后報(bào)理事長(zhǎng)簽批，方可銷毀。銷毀會(huì)計(jì)檔案，由辦公室和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人監(jiān)銷，監(jiān)銷人要按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案，銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告秘書(shū)長(zhǎng)。保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到末了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。
第十四條 本會(huì)因撤銷，解散，合并或其他原因而終止，會(huì)計(jì)檔案資料應(yīng)移交到上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門。
第十五條 預(yù)算、計(jì)劃，制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書(shū)檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。
第十六條 本辦法由基金會(huì)秘書(shū)處負(fù)責(zé)解釋。